EBP X Budget Insight SuccessStory

Avec EBP, la comptabilité entre dans une nouvelle ère

EBP Compta Open Line fait de la crise une opportunité pour aider ses clients à se transformer. Grâce à l’Open Banking, ce logiciel de comptabilité se réinvente en plus intelligent, comme l’explique Cécile Regnard, Product Manager chez EBP.

 

Pouvez-vous vous présenter et nous expliquer votre parcours ?

 

Je travaille depuis 17 ans chez EBP. J’ai occupé plusieurs fonctions marketing (chef de produit, responsable de marché de la comptabilité) avant de rejoindre tout récemment, l’équipe développement. Aujourd’hui au poste de Product Manager, mon rôle est de définir la stratégie globale du produit de comptabilité et de coordonner l’ensemble des acteurs de la chaîne de valeur. Je m’occupe aussi de définir et piloter la roadmap du produit.

 

Quelles sont les problématiques rencontrées par vos utilisateurs ?

 

La crise sanitaire a fortement impacté l’activité de nos clients. Elle a complètement remis en question leurs méthodes de travail à la fois entre les différents services de l’entreprise et en externe avec leur expert-comptable. Face à cette situation exceptionnelle, nos utilisateurs ont été confrontés à trois grandes problématiques.

 

Une accélération des problèmes de trésorerie

 

Les problèmes de trésorerie sont plus ou moins fréquents chez nos clients. Depuis la crise sanitaire, ils se sont amplifiés et accélérés. Pendant le confinement, comme tout était à l’arrêt, beaucoup d’entreprises ont dû payer des stocks de marchandises, sans aucune rentrée d’argent. Dans ce contexte, plus que jamais, notre rôle est d’accompagner nos clients à gérer leur trésorerie au quotidien.

 

Le besoin d’un suivi comptable quotidien

 

Autre conséquence de la crise, nos clients ont aujourd’hui besoin d’un suivi comptable en temps réel. Les données actualisées au jour le jour sont devenues indispensables à la prise de décisions à court, moyen et long terme.

 

Un manque de digitalisation des process

 

Enfin le travail à distance lors du confinement a révélé un manque de digitalisation. Bon nombre de comptables se sont retrouvés en difficulté lors de la clôture des bilans. Habitués à travailler avec des documents papiers, nos clients ont été obligés de se rendre sur site pour accéder à leurs dossiers et envoyer leurs factures à leur comptable. Pour ces derniers, le suivi des dossiers à distance a été également difficile à gérer. Ils se sont trouvés du jour au lendemain dans l’incapacité d’échanger les pièces comptables en interne ou avec les experts-comptables comme ils le faisaient auparavant. Cela a rendu leur tâche très compliquée.

 

Quels sont les services que vous avez développés en réponse à ces problématiques ?

 

Notre réaction ne s’est pas fait attendre. Nous avons accéléré le développement de solutions pour aider les entreprises à mieux digitaliser leur processus métier, à automatiser les tâches chronophages et à intensifier le travail collaboratif.

 

Une offre élargie de logiciels de compta en SaaS.

 

Nous avons renforcé notre offre SaaS existante. L’idée est de permettre à nos clients de basculer facilement leur solution de compta installée en local vers la solution en SaaS. L’intérêt de cette solution n’est plus à démontrer. Elle rend possible le travail à distance à plusieurs sur le même dossier et en simultané. En partageant le même logiciel à distance, le suivi est beaucoup plus facile. Anticipant une forte demande, nous avons amélioré l’infrastructure de notre SaaS afin de gérer plusieurs milliers d’utilisateurs. Et nous avons bien fait, car nos offres SaaS ont enregistré une croissance de plus de 50% depuis janvier 2021.

 

Une application EBP dédiée aux notes de frais

 

Afin d’encourager le partage collaboratif, nous avons lancé une application « EBP Note de frais » début janvier. Il s’agit d’une solution permettant de gérer les dépenses professionnelles depuis un site web ou une appli mobile.

EBP application note de frais
EBP application note de frais

 

Une automatisation des tâches bénéfique pour le salarié, comme pour le comptable

 

L’application EBP Note de frais est également une avancée pour éviter les tâches chronophages. Le salarié fait une photo de sa note de frais. Celle-ci est remontée dans l’application, le manager est notifié et la valide à distance. Plus besoin de transmettre les justificatifs au gestionnaire de paie ou au comptable. Le salarié est remboursé plus rapidement et l’écriture comptable est automatiquement générée.

 

Une digitalisation des processus avec des gains de temps et des économies à la clé

 

Aujourd’hui grâce à ces nouvelles solutions et au partage collaboratif, le processus est entièrement digitalisé. Le workflow de suivi permet de savoir précisément ce que le manager a validé et ce que le comptable a remboursé.

 

Le gain de temps de traitement au niveau comptable (ou gestionnaire de paie) et du salarié est phénoménal. De plus, les entreprises sont également gagnantes sur le plan financier. Nous nous sommes rendu compte que les petites entreprises ne savaient pas récupérer la TVA sur les notes de frais. Or grâce à l’application note de frais d’EBP, nos clients récupèrent de la TVA qu’ils ne récupéraient pas auparavant.

 

L’automatisation des écritures comptables avec EBP Synchro Banque

 

Notre solution de synchronisation bancaire « EBP Synchro Banque » s’appuie sur la connexion bancaire de Budget Insight, pour automatiser les écritures comptables et le rapprochement bancaire. Auparavant, les clients étaient obligés de se rendre sur leur espace bancaire, afin de récupérer le relevé bancaire et de l’importer dans l’outil de comptabilité. Grâce à la synchronisation bancaire, les clients optimisent leur temps de traitement et bénéficient d’une visualisation de leur trésorerie en temps réel sans quitter nos interfaces.

 

La dématérialisation des factures d’achat et la télé déclaration

 

Début 2015, nous avons lancé notre solution factures d’achat « EBP Demat’ ». Nous travaillons actuellement à l’amélioration de l’expérience utilisateur : création d’un parcours plus fluide, amélioration du travail collaboratif en simplifiant les échanges internes et externes et génération d’écritures comptables automatiques.

 

Nous proposons également des services pour faciliter la télédéclaration : automatiser et digitaliser l’envoi des déclarations fiscales et de TVA et effectuer le télépaiement. Cela fait gagner du temps, sécurise l’envoi des déclarations et le client sait où il en est.

 

Comment fonctionnent vos solutions ? Quelles sont leurs principales caractéristiques ?

 

Nos solutions logicielles sont utilisées soit en local, soit en mode SaaS. Elles sont connectées entre elles et se synchronisent. Nous cherchons en permanence à personnaliser nos solutions et à automatiser un maximum de tâches pour faciliter la vie du comptable au quotidien.

 

Nous venons de développer une Marketplace avec une bibliothèque de services. L’idée est d’enrichir notre logiciel en connectant différents services complémentaires à notre solution. L’intégration avec Gocardless, par exemple, permet au comptable d’utiliser le prélèvement automatique pour le paiement de factures fournisseurs récurrentes.

 

Nous venons de lancer de nouvelles solutions dont l’ergonomie a été entièrement repensée, avec la possibilité de personnaliser différents champs, d’ajouter des favoris. L’objectif est de correspondre au mieux à l’activité des clients et de faciliter leur navigation au quotidien.

 

Quelle est la contribution de Budget Insight dans votre solution ?

Nous travaillons avec Budget Insight depuis plusieurs années, afin d’établir une passerelle entre la banque et notre solution. Grâce à la connexion bancaire de Budget Insight, nous récupérons en temps réel les relevés bancaires et donc les transactions bancaires. Nos clients gagnent du temps en évitant les tâches chronophages telles que la saisie d’écritures comptables et le rapprochement bancaire. Ils évitent aussi des erreurs de saisie. Enfin, cette fonctionnalité permet surtout de piloter leur trésorerie au jour le jour. Ils ont accès à des données actualisées en temps réel et une vue globale de leur situation.

 

Il y a une vraie relation de confiance entre nos équipes et celles de Budget Insight. Celle-ci est nourrie par des échanges réguliers.

Nous avons récemment réalisé un audit des solutions du marché (Bridge entre autres). Les résultats de cette étude nous ont confortés dans le choix de Budget Insight, notamment sur 5 critères clés

  • Très bonne expertise métier ;
  • Réactivité en cas de besoin de correctif et d’instabilité des connecteurs ;
  • Roadmap de développement des API DSP2 ;
  • Communication sur l’avancement des chantiers ;
  • Couverture fonctionnelle au moins équivalente aux autres acteurs.

 

En quoi l’expérience avec votre solution est-elle exceptionnelle et différente ?

 

Nous avons relancé en novembre 2020 notre gamme EBP Open Line de logiciel de compta avec une expérience utilisateur entièrement repensée. Ce chantier a mobilisé une équipe UI/UX et nécessité 2600 jours de travail pour optimiser l’ergonomie de nos solutions.

 

Notre gamme existe depuis 10 ans et s’enrichit chaque année de nouvelles fonctionnalités afin d’accompagner nos clients toujours plus loin dans la digitalisation et l’automatisation des tâches.

 

Notre Marketplace permet à nos clients de bénéficier d’un écosystème ouvert autour de nos solutions pour les enrichir et mieux les adapter à leurs besoins.

 

Quelle est votre ambition ? Quels sont vos projets ?

 

Avec la digitalisation et l’évolution de la réglementation, le métier de comptable est amené à évoluer considérablement dans les prochaines années. Jusqu’ici la saisie des écritures était le cœur du métier de comptable. Avec l’accélération de l’automatisation via la synchronisation bancaire, la dématérialisation des factures et la gestion automatique des notes de frais, la part de saisie des écritures comptables est de plus en plus réduite. À l’avenir le comptable pourra se consacrer à l’analyse, le suivi de la trésorerie, la prévision des budgets et l’analytique.

 

Notre ambition est d’accompagner le comptable dans cette nouvelle ère. Nous sommes dans un processus d’amélioration continue de nos solutions, notamment en termes d’ergonomie pour en simplifier l’usage. En parallèle, nous travaillons sur un projet élargi de dématérialisation des factures afin d’anticiper l’obligation de passer à la facture électronique, prévue en 2023.